Statut i Regulamin Archiwum:
STATUT
ARCYBISKUP METROPOLITA Katowice, dn. 17. 04. 2009 r.
KATOWICKI
Statut Archiwum Archidiecezjalnego w Katowicach
I. Zasady ogólne
1. Diecezja Katowicka posiada zgodnie z kan. 486 K.P.K. własne archiwum, które nosi nazwę: Archiwum Archidiecezjalne w Katowicach.
2. Archiwum Archidiecezjalne w Katowicach jest samoistną instytucją diecezjalne i rządzi się niniejszym Statutem oraz załączonym do niego Regulaminem.
3. W sprawach finansowych i budżetowych Archiwum Archidiecezjalne jest uwzględniane przez Wydział Finansowy Kurii Metropolitalnej w Katowicach.
II. Zadania
4. Archiwum Archidiecezjalne w Katowicach spełnia następujące zadania:
a/ przechowuje, zabezpiecza i konserwuje posiadane akta;
b/ porządkuje i brakuje akta, inwentaryzuje je i opracowuje naukowo;
c/ udostępnia materiały archiwalne organom władzy diecezjalnej oraz osobom i instytucjom kościelnym, naukowym oraz innym w granicach przewidzianych przez Regulamin Archiwum;
d/ sprawuje nadzór nad składnicami akt Kurii Metropolitalnej oraz nad archiwaliami parafialnymi i dekanalnymi w Diecezji;
e/ prowadzi własne prace naukowe.
5. Archiwum Archidiecezjalne w Katowicach posiada – oprócz magazynów, zawierających właściwe zbiory – pracownię udostępniania zbiorów podręcznym.
III. Zasób archiwalny
6. W skład zasobu Archiwum Archidiecezjalnego w Katowicach wchodzą:
a/ archiwalia wytworzone przez instytucje i urzędy kościelne na terenie Diecezji Katowickiej od 1921 r., czyli od utworzenia Książęco – Biskupiej Delegatury dla Górnego Śląska, przekształconej w 1922 r. w Administrację Apostolską, a w 1925 r. w Diecezję Katowicką;
b/ archiwalia dotyczące obecnego terenu Diecezji Katowickiej, głównie akta wizytacyjne, instytucji kościelnych, szkół oraz akta lokalne parafii (także ze zbiorów Archiwum Archidiecezjalnego we Wrocławiu);
c/ archiwa dekanalne oraz parafialne;
d/ materiały archiwalne zakonów (zgromadzeń) i klasztorów z terenu Diecezji Katowickiej.
7. Archiwum Archidiecezjalne w Katowicach powiększa swe zasoby przez napływ nowszych materiałów archiwalnych ze składnic Kurii Metropolitalnej oraz z parafii i dekanatów, szczególnie sprzed 1945 r., także w depozyt.
III. Organizacja Archiwum
8. Archiwum Archidiecezjalne w Katowicach podlega bezpośrednio Biskupowi Diecezjalnemu Diecezji Katowickiej, który dla zarządzania tą instytucją ustanawia jej dyrektora.
9. Dyrektor Archiwum Archidiecezjalnego• sprawuje bezpośredni zarząd wewnętrzny i zewnętrzny nad tą instytucją, a więc:
a/ reprezentuje Archiwum na zewnątrz;
b/ odpowiada za całość i należyty stan zbiorów;
c/ wypełnia zadania wymienione w p. 4 oraz 7 niniejszego Statutu;
d/ kieruje pracownią udostępniania zbiorów oraz zarządza księgozbiorem podręcznym;
e/ statutowo raz w roku, a także na każde wezwanie, składa Biskupowi Diecezjalnemu sprawozdanie pisemne z działalności Archiwum.
10. Do pomocy w pracy Archiwum dyrektor ma delegowanych i zatwierdzonych przez Biskupa Diecezjalnego pracowników.
11. Archiwum używa• podłużnej oraz okrągłej pieczęci:• Archiwum Archidiecezjalne w Katowicach
* * *
REGULAMIN
ARCYBISKUP METROPOLITA Katowice, dn. 17. 04. 2009 r.
KATOWICKI
Nr VC II – 6582/09
Regulamin korzystania z materiałów archiwalnych
w pracowni naukowej
Archiwum Archidiecezjalnego w Katowicach
§1
1. Osoba przystępująca do korzystania z materiałów archiwalnych w pracowni naukowej Archiwum Archidiecezjalnego w Katowicach składa Zgłoszenie użytkownika zasobu archiwalnego. Obejmuje ono dane użytkownika oraz charakterystykę zamierzonych poszukiwań archiwalnych.
2. Korzystający z materiałów archiwalnych obowiązkowo powinien podać zakres chronologiczny, terytorialny i rzeczowy swojej pracy. Przed przystąpieniem do kwerendy należy wypełnić formularz (Zgłoszenie użytkownika), w którym znajdują się m.in.: nazwy zespołów i sygnatury akt, tytuł pracy, nazwa instytucji naukowej którą reprezentuje osoba, jej adres oraz dane promotora.
3. Zgłoszenie użytkownika może być ponadto uzupełnione o dodatkowe oświadczenia dotyczące zakresu wykorzystania informacji zawartych w archiwaliach - o ile użytek z nich podlega prawnym ograniczeniom (m. in. ochrona danych osobowych).
4. Zezwolenia na korzystanie z materiałów archiwalnych udziela dyrektor Archiwum Archidiecezjalnego, jako bezpośrednio odpowiedzialny za ich stan i zachowanie.
§2
1. Informacje o materiałach archiwalnych niezbędne do złożenia zamówień wyszukiwane są przez użytkowników zasobu samodzielnie.
2. Podstawową pomoc w wyszukiwaniu materiałów archiwalnych stanowią posiadane przez archiwum środki ewidencyjne i opracowania informacyjne.
3. Pomoce ewidencyjno-informacyjne mogą być udostępnione przed złożeniem Zgłoszenia użytkownika.
4. Ogólnych informacji o zasobie Archiwum Archidiecezjalnego w Katowicach, dostępnych pomocach ewidencyjno-informacyjnych i o zasadach udostępniania archiwaliów udzielają pracownicy archiwum dyżurujący w pracowni naukowej.
§3
1. Materiały archiwalne lub ich reprodukcje udostępniane są na podstawie zamówienia (rewersu). Zamówienia wypełnia się osobno dla każdej jednostki archiwalnej. Powinny one być wypełnione czytelnie (drukowanymi literami).
2. Udostępniane jednostki archiwalne opatrzone są drukami rejestru udostępnienia (metryczkami). Użytkownik zasobu zobowiązany jest wpisać w odpowiednich polach datę korzystania z jednostki oraz swoje imię i nazwisko; Użytkownik zobowiązany jest też podać temat swojej pracy (przedmiot badań).
§4
1. Zamówione materiały archiwalne wydawane są uprawnionemu użytkownikowi z podręcznego depozytu pracowni naukowej przy każdorazowym podjęciu przezeń korzystania z archiwaliów.
2. W przypadku materiałów szczególnie cennych użytkownik przerywający pracę nad udostępnionymi mu archiwaliami i na krótki czas opuszczający pracownię naukową może być zobowiązany do każdorazowego deponowania ich u dyżurnego.
3. Użytkownik może zamówić jednorazowo 5 jednostek archiwalnych, po wykorzystaniu których może zamówić kolejne. W szczególnie uzasadnionych przypadkach limit ten może zostać zmieniony.
4. W wyjątkowych przypadkach (np. duża ilość i wielkość zamówień, konieczność wykonania małej konserwacji) czas realizacji części zamówienia może ulec wydłużeniu.
5. Po każdorazowym zakończeniu pracy korzystający z materiałów archiwalnych w pracowni naukowej zwraca je dyżurującemu pracownikowi, z dyspozycją ich zwrotu do magazynu lub zachowania w depozycie pracowni naukowej.
6. Jeżeli przerwa w korzystaniu z akt znajdujących się w podręcznym depozycie przekroczy dwa tygodnie, są one zwracane do magazynu bez dyspozycji użytkownika. Podjęcie pracy nad nimi wymaga złożenia ponownego zamówienia.
§5
Jednostki archiwalne zawierające dokumenty luźne udostępnia się kolejno: po zwróceniu dyżurnemu wykorzystanej jednostki, użytkownik otrzymuje następną. Wyjątki od tej zasady dopuszczalne są w przypadkach umotywowanych szczególnymi potrzebami badawczymi.
§6
Ze względu na wymogi bezpieczeństwa zasobu archiwalnego osoby korzystające z materiałów archiwalnych mogą być w uzasadnionych wypadkach wezwane do okazania upoważnionym pracownikom zawartości toreb itp. Kontroli mogą być też poddane materiały wynoszone z pracowni naukowej, w tym sporządzone przez użytkowników notatki z przeglądanych archiwaliów. Za upoważnione w tym zakresie uważa się osoby dyżurujące w pracowni, a także ich przełożonych.
§7
1. Użytkownik materiałów archiwalnych korzysta z nich w ramach złożonego przezeń Zgłoszenia, nie ingerując w ich układ i treść, zachowując dbałość o ich stan fizyczny i bezpieczeństwo.
2. Użytkownikowi nie wolno:
a) zmieniać porządku w układzie wykorzystywanych materiałów archiwalnych,
b) zamieszczać jakichkolwiek notatek, uwag i znaków,
c) sporządzać notatek na papierze położonym bezpośrednio na archiwaliach,
d) udostępniać archiwaliów innym użytkownikom pracowni ani pozostawiać materiałów archiwalnych na stołach po zakończeniu pracy.
3. Korzystanie z materiałów archiwalnych w pracowni naukowej powinno być prowadzone w sposób nie zakłócający pracy innych użytkowników akt.
4. Wynoszenie poza pomieszczenie pracowni naukowej materiałów archiwalnych i pomocy ewidencyjno-informacyjnych przez użytkowników jest zabronione - pod rygorem odmowy dalszego udostępniania archiwaliów, niezależnie od ewentualnych innych sankcji przewidzianych prawem.
5. Do pracowni naukowej Archiwum Archidiecezjalnego nie wolno wnosić przedmiotów i substancji mogących spowodować uszkodzenia dokumentów (w tym artykułów spożywczych, środków barwiących, łatwopalnych itp.) a także teczek i toreb. Wyjątek stanowią torby przeznaczone do transportu przenośnych komputerów; inne odstępstwa od powyższej zasady wymagają każdorazowego uzgodnienia z dyżurującym pracownikiem. Nie wolno również wnosić telefonów komórkowych. Przedmioty te należy zdeponować w zamkniętej szafie znajdującej się w Archiwum.
6. Udostępnienie materiałów archiwalnych nie uprawnia do samodzielnego ich reprodukowania. Posługiwanie się przez użytkowników własnymi urządzeniami kopiującymi jest ściśle ograniczone do uregulowanego w odrębnym trybie filmowania lub fotografowania (analogicznie: skanowania) materiałów archiwalnych – pod warunkiem wyraźnej zgody dyrektora archiwum – o ile Archiwum Archidiecezjalne nie jest w stanie wykonać takiej usługi, a użytkownik uzasadni zastosowanie określonej przezeń techniki kopiowania (rejestracji obrazu).
7. Nie wydaje się zgody na reprodukcje całych (tzn. w 100%) jednostek archiwalnych.
8. Przerwa w korzystaniu z materiałów archiwalnych dłuższa niż jeden rok powoduje wygaśnięcie ważności Zgłoszenia.
§8
Użytkownik ma prawo:
a) korzystać z pomocy ewidencyjno-informacyjnych (spisu i kart zespołów, inwentarzy, spisów zdawczo-odbiorczych, indeksów, informatorów i komputerowych baz danych),
b) zamawiać odpłatnie reprodukcje materiałów archiwalnych (np. fotokopie, skany, kserokopie).
§9
Nieprzestrzeganie powyższych zasad przez użytkownika lub stwierdzenie rażącego braku przygotowania do samodzielnych badań może spowodować wydanie przez dyrektora archiwum decyzji o odmowie bezpośredniego udostępniania materiałów archiwalnych.